Postani (naj)boljši vodja

Sestanek je poslovno srečanje dveh ali več ljudi. Njegova učinkovitost in uspešnost je najbolj odvisna od profesionalnosti ter usposobljenosti vodje sestanka, ki naj upošteva spodnja priporočila.

1. Kaj je namen - cilj sestanka?

Bistveno je, da se sklicatelj sestanka pred tem, da na sestanek povabi druge ljudi, vpraša: »Kaj je naš cilj? Kateri problem točno rešujemo?«

Bolj kot je cilj jasen, večja je možnost, da bo sestanek prinesel neke rezultate. Seveda je pomembno, da je cilj realen, atraktiven, odvisen od udeležencev sestanka, merljiv, pozitivno formuliran. Gre za t.i. SMART cilj. SMART cilje se lahko naučite oblikovati na treningih nevrolingvističnega programiranja (NLP).

2. Dnevni red naj bo jasen

Sestanek, naj ima jasen dnevni red. Če ga udeleženci dobijo že kakšen dan pred sestankom, se lahko nanj tudi pripravijo. Točk dnevnega reda naj bo zgolj toliko, kot je nujno potrebno. Sedem točk je lahko že kar zgornja meja. Pri dnevnem redu si pridite na jasno, kaj je bolj pomembno in kaj manj, ter kaj je nujno in kaj ni nujno. Posvečajte pozornost stvarem, ki so pomembne in nujne. Za kvalitetno vodenje sestankov vam bo koristila tehnika Edvarda de Bona, ki se imenuje »Šest klobukov razmišljanja«. Res je vredna da se jo naučite uporabljati. Še bolje je, če se jo nauči uporabljati celoten tim.

3. V dnevnem redu usmerite pozornost (fokus) v iskanje rešitev

Točke dnevnega reda oblikujte tako, da vabljenim na sestanek, takoj na jasen način usmerijo pozornost tja, kamor je pomembno. Človeški možgani delujejo na principu asociacij. Od tega, kako oblikujete stavke v dnevnem redu, je odvisno, kako bodo ljudje o tem razmišljali. Če se npr. v proizvodnem podjetju pojavi problem povečanja izmeta, in želijo to obravnavati na sestanku, je velika razlika med naslednjima stavkoma:

a. Problematika povečanega izmeta v proizvodnji
b. Iskanje rešitev za zmanjšanje izmeta v proizvodnji

Varianta pod točko b vzbuja zelo jasno asociacijo, o čem naj ljudje razmišljajo.

Pomena moči besed se naučite na treningih nevrolingvističnega programiranja (NLP) ali na specializiranih treningih; treningih po meri in potrebah naročnika.

4. Povabite prave udeležence

Povabite na sestanek prave ljudi. Tiste, ki so res odločilni za uresničitev namena oz. dosego cilja. Povabljenim naj bo jasno, kakšno vlogo imajo na sestanku in kaj se od njih pričakuje. S pravimi udeleženci, ki imajo jasne vloge, postane sestanek konstruktivna izmenjava idej in informacij, s tem pa se poveča možnost za učinkovito dosego cilja. Večje kot je število ljudi na sestanku, manjša je možnost, da bodo aktivno sodelovali vsi. Poslužujte se pravila, da vabite na sestanek le tiste, ki so resnično najbolj pomembni.

Nadaljevanje prihodnjič.

————————————————-

P.S. Priporočite stran tudi drugim.

P.P.S. Če želite biti takoj obveščeni, da je na blogu bil objavljen nov prispevek ali dodan komentar, se registrirajte, nato pa kliknite zgoraj desno, kjer je izpisano vaše uporabniško ime in si v rubriki “Naročniki na E -sporočila” označite “Obvestila", “Prispevki", “Komentarji".